NHTSA stelt uitgebreide vereisten voor terugroepberichten voor voertuigen voor

De National Highway Traffic Safety Administration (NHTSA) heeft een Supplemental Notice of Proposed Rulemaking (SNPRM) gepubliceerd om de manier waarop fabrikanten consumenten moeten informeren over terugroepacties te wijzigen. In de SNPRM worden wijzigingen voorgesteld in 49 CFR deel 577 die fabrikanten van voertuigen of voertuigonderdelen verplichten om terugroepberichten niet alleen per eersteklas post, maar ook langs elektronische weg aan de getroffen consumenten te sturen.

NHTSA werkt al sinds 2016 aan de voorgestelde regel. Het agentschap werd in 2012 door de Moving Ahead for Progress in the^21st Century Act (MAP-21) gemachtigd om de middelen voor terugroepberichten uit te breiden. DeFAST-wet ( FixingAmerica's Surface Transportation) gaf NHTSA later in 2015 de opdracht om 49 CFR deel 577 te wijzigen.

Details van de voorgestelde regel

De SNPRM bevat enkele opmerkelijke wijzigingen ten opzichte van de Notice of Proposed Rulemaking (NPRM) die voor het eerst werd gepubliceerd in 2016. Specifiek vraagt de voorgestelde regel nu om een tweeledige aanpak voor het verzenden van elektronische terugroepberichten. Fabrikanten van originele uitrusting (OEM) moeten eerst "alle redelijke inspanningen" leveren om elektronische kennisgevingen te versturen via contactinformatie die specifiek is voor elke eigenaar en koper van een voertuig of onderdeel. 

Als de OEM niet over de juiste contactgegevens beschikt of anderszins de elektronische kennisgeving niet via deze middelen kan verzenden, dan moet een tweede kennisgeving worden verzonden via een andere elektronische methode "die redelijkerwijs is berekend om de eigenaren en kopers te bereiken die niet konden worden bereikt via de individuele contactgegevens".

De elektronische terugroepberichten moeten een "internet hyperlink" bevatten naar een representatief exemplaar van een terugroepbericht dat voldoet aan 49 CFR deel 577.5(b) tot en met (g). De kennisgeving moet ook instructies bevatten voor de manier waarop een eigenaar of koper kan bepalen of zijn voertuig of uitrustingsstuk getroffen is. Als de kennisgeving niet rechtstreeks via specifieke contactgegevens van een eigenaar of koper wordt gedaan, moeten OEM's mensen doorverwijzen naar de NHTSA-zoekfunctie voor voertuigidentificatienummers (VIN) of naar de VIN-zoekfunctie van de fabrikant om te bepalen of dit op hen van toepassing is. 

NHTSA geeft fabrikanten flexibiliteit bij het kiezen van de elektronische middelen die worden gebruikt om eigenaars en kopers op de hoogte te stellen van terugroepacties. Deze opties omvatten e-mail, sms, radio- of televisie-uitzendingen, infotainmentmeldingen in voertuigen, sociale media of gerichte online campagnes, telefoongesprekken of andere "soortgelijke elektronische middelen". 

De voorgestelde regel vereist ook dat fabrikanten plannen indienen bij het NHTSA, waarin ze hun "verwachte aanpak van elektronische terugroepberichten" gedetailleerd beschrijven. Deze plannen moeten minstens om de vijf jaar worden bijgewerkt. Het plan moet niet alleen de beoogde methoden voor elektronische kennisgeving specificeren, maar ook aangeven hoe de fabrikant de elektronische kanalen voor terugroepberichten zal evalueren en selecteren. Afwijkingen van het plan moeten ten minste tien werkdagen voor de verwachte elektronische kennisgeving aan het NHTSA worden meegedeeld.

Overwegingen voor fabrikanten

Hoewel de voorgestelde NHTSA-regel het proces van terugroepberichten voor autofabrikanten kan stroomlijnen, brengt hij ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Voordat de regel definitief wordt, moeten fabrikanten hun bestaande gegevens over eigenaren en kopers grondig controleren om er zeker van te zijn dat ze in staat zijn om via elektronische weg contact op te nemen met degenen die door een terugroepactie worden getroffen. 

De meest gebruikte bron voor gegevens over eigenaren en kopers zijn VIN's, die kunnen worden gebruikt om na te gaan welke voertuigen nog op de weg zijn, wie de eigenaren zijn en hoe contact met hen kan worden opgenomen. Deze informatie is echter niet altijd accuraat, wat kan leiden tot problemen bij het bereiken van de betrokken partijen. OEM's moeten hun bestaande gegevens controleren om hiaten op te sporen en in sommige gevallen hun databases aanvullen met bronnen van derden. Moderne tools kunnen het traceren op basis van het VIN verbeteren door de huidige eigenaren nauwkeuriger te verifiëren en onjuiste of vreemde gegevens te verwijderen. 

Deze aanvullende datasets kunnen een nauwkeuriger beeld geven van waar teruggeroepen voertuigen zich bevinden, waardoor autofabrikanten hun inspanningen efficiënter kunnen richten en hogere herstelpercentages kunnen behalen. Het opent ook extra mogelijkheden voor kennisgevingskanalen, vooral wanneer e-mails en telefoonnummers van voertuigeigenaren zijn geverifieerd.

Fabrikanten moeten zorgvuldig overwegen welke elektronische kennisgevingsmethoden het meest effectief zijn, rekening houdend met zowel de aard van de terugroepactie als de aanpak die waarschijnlijk de hoogste respons zal opleveren. OEM's moeten een evenwicht zien te vinden tussen kennisgevingsmoeheid onder eigenaren en het voldoen aan de vereisten van de NHTSA om "alle redelijke inspanningen" te leveren om de getroffenen te bereiken. NHTSA biedt OEM's meer dan 10 verschillende opties voor elektronische middelen, maar bedrijven hoeven er maar twee te kiezen.

Nieuwere voertuigen zijn vaak uitgerust met infotainmentsystemen, die OEM's kunnen gebruiken om berichten rechtstreeks naar het voertuig te sturen. Veel voertuigeigenaren hebben er echter voor gekozen om geen berichten van de fabrikant te ontvangen via systemen in de auto of via telefoonapps in de auto, waardoor de effectiviteit van deze kanalen mogelijk beperkt is.

Om met succes te kunnen voldoen aan de vereisten van de voorgestelde regels van de NHTSA, moeten OEM's een strategische aanpak hanteren bij het beoordelen van hun klantgegevens, het identificeren van hiaten en het bepalen van de meest effectieve mix van kennisgevingsmethoden. Dit vereist zorgvuldige overweging van factoren zoals de mogelijkheden van het voertuig, de demografische gegevens van de eigenaar en de communicatievoorkeuren om de respons op terugroepacties te maximaliseren. Door gebruik te maken van externe expertise kan dit proces worden geoptimaliseerd, waardoor naleving van de regelgeving wordt gewaarborgd en de effectiviteit van de terugroepacties wordt verbeterd.

Vooruitblik

NHTSA's SNPRM staat open voor publiek commentaar tot 11 maart 2025. Hoewel fabrikanten worden aangemoedigd om waar nodig feedback te geven, is het net zo belangrijk om te beginnen met het evalueren van de stappen die nodig zijn om aan de voorgestelde regel te voldoen. Zodra de definitieve regel is gepubliceerd, hebben fabrikanten een jaar de tijd om de nodige plannen en processen te implementeren voordat de regel van kracht wordt.

Voor advies over het ontwikkelen van een effectieve strategie voor elektronische kennisgeving, het selecteren van de meest geschikte kanalen en het voorbereiden van de naleving van de voorgestelde regel, kunt u contact opnemen met Wayne Mitchell op [email protected].