11. december 2023
Fjernarbejde er i stigende grad blevet normen - faktisk er det rekordhøjt. Mellem 2019 og 2021 blev antallet af mennesker, der primært arbejder hjemmefra, tredoblet fra 9 millioner til 27,6 millioner. For mange var det uventet, hvor stærkt pandemien ville påvirke pendlerlandskabet i USA.
Uanset de arbejdsrelaterede omstændigheder er det afgørende for overholdelse af ansættelsesretten, at en medarbejder er underlagt den korrekte stats lovgivning. En tilstrømning af medarbejdere, der skifter til fjernarbejde, og et sammenfald af andre komplekse faktorer forplumrer situationen. Alene dette skift skaber hidtil usete udfordringer for fagfolk inden for fraværsstyring.
Overvej en medarbejder ved navn Sofia, som arbejder eksternt fra sit hjem i Wisconsin for en teknologivirksomhed. Sarahs supervisor, Barbara, arbejder fra sit hjem i Californien. Virksomheden fungerer kun som en fjernorganisation og har ikke noget fysisk hovedkvarter. Hvad er så Sarahs arbejdsstat? Wisconsin? Californien, hvor Sarahs supervisor leder hendes arbejde fra? Eller ingen af delene? Svaret er kompliceret.
Hvorfor arbejdets tilstand er vigtig
Hver stat har forskellige love og krav i forbindelse med arbejdsløshed, lønsumsafgift, arbejdsløshed og andre ansættelsesretlige spørgsmål. Hver arbejdstager skal overholde de gældende love i sin delstat.
I 2004 opdaterede det amerikanske arbejdsministeriums rådgivningssystem for beskæftigelse og uddannelse bestemmelserne om lokalisering af arbejde eller principperne for, hvor lønnen skal indberettes, når arbejdet udelukkende udføres i én stat eller i flere forskellige stater. Bestemmelser om "lokalisering af arbejde" er yderligere bestemmelser i delstaternes love om arbejdsløshedsforsikring (UI).
Dette var den første opdatering, siden vejledningen til fortolkning af statslige bestemmelser om "lokalisering af arbejde" blev udstedt i 1952 - ansporet af seismiske beskæftigelsesskift, herunder fremkomsten af internettet og terrorangrebet den 11. september 2001, der krævede midlertidig masseflytning til New Jersey.
Fastlæggelse af en medarbejders arbejdstilstand
I henhold til delstatslovgivningen om arbejdsløshed skal lønnen indberettes til den delstat, hvor arbejdet udføres, og det er denne delstats lovgivning, der gælder. For Sarahs vedkommende vil det sige Wisconsin. Men ofte er det ikke så enkelt.
Selv om staterne bruger forskellige tilgange til at træffe denne afgørelse, bruger mange ULOW-testen (unemployment of localization of work), hvor en arbejdsgiver svarer på spørgsmål om, hvorvidt en medarbejders tjeneste er "lokaliseret" i en bestemt stat.
En tjeneste er "lokaliseret" i en stat, hvis den enten udføres helt i en stat eller udføres både i og uden for staten, men tjenester uden for staten er midlertidige, af forbigående karakter eller består af isolerede transaktioner. Hvis det er tilfældet, er medarbejderens arbejde lokaliseret i den pågældende stat, og det er deres arbejdsstat. Men hvis ovenstående ikke gælder, skal der stadig foretages en bestemmelse af arbejdsstaten. De følgende spørgsmål skal så anvendes i denne rækkefølge:
- Udføres nogen del af tjenesten i den stat, hvor virksomhedens driftsbase er placeret?
Hvis ikke,
- Udføres nogen del af ydelsen i den stat, hvorfra ydelsen styres eller kontrolleres?
Hvis ikke,
- Udføres nogen del af tjenesten i den stat, hvor medarbejderen bor?
Lad os bruge denne test i forhold til det indledende scenarie: Sarah, der er ansat i en teknologivirksomhed og bor i Wisconsin, modtager alle sine arbejdsopgaver og produkter via internetkommunikation fra sin chef, Barbara, i Californien.
Nej,
- Virksomheden er fuldstændig fjernstyret og har ingen base.
Nej,
- ingen del af Sarahs tjenester udføres i Californien, den stat, hvorfra tjenesten styres eller kontrolleres.
Ja,
- Sarah udfører alle sine arbejdsopgaver i Wisconsin, som er den stat, hun bor i. På trods af at hendes supervisor er baseret i Californien, er Sarahs arbejdsstat Wisconsin, og hendes ansættelse er underlagt Wisconsins lovgivning. Alle lønninger fra den dato, hvor hun begyndte at telearbejde fra Wisconsin, skal indberettes til Wisconsin.
Vigtige overvejelser
At bestemme en medarbejders arbejdsstatus fungerer muligvis ikke på samme måde, hvis der er tale om en anmodning om orlov i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA). Loven har specifikke retningslinjer for, hvordan man vurderer, om en medarbejders bopæl officielt udgør et arbejdssted.
I henhold til FMLA er en medarbejders personlige bopæl ikke et arbejdssted, hvis vedkommende rapporterer til eller modtager opgaver fra et andet sted. I stedet er det den stat, hvor hans/hendes opgaver kommer fra. I tech-medarbejderen Sarahs tilfælde ville hendes arbejdsstat være den, hvor hendes chef befinder sig - Californien.
Det er arbejdsgiverens ansvar at gennemgå sine processer omkring fastlæggelse af en medarbejders arbejdstilstand grundigt og sikre, at de er korrekte, så man undgår følgevirkninger for begge parter i sidste ende. Arbejdsgivere bør foretage en omfattende gennemgang, især hvis der ikke er sket noget, siden pandemien ændrede landskabet på arbejdspladsen.
Dette indhold blev oprindeligt udgivet af Disability Management Employer Coalition (DMEC) som en del af Absence Matters-kolonnen.
Få mere at vide > udforsk vores løsninger til fraværshåndtering.
Tags: Absence disabilities Disability Disability and leave DMEC Employee Employee benefits Employee engagement employee experience employee health employee wellness employer employers FMLA Helping people People Remote workers Unemployment Work from home Workforce workforce absence workplace Workplace health
